多项目复杂环境下,如何实现驾驭项目、高效交付?

2022-10-19 17:17:23

A:“项目经理的日常不就是分配任务、指挥别人干活就行了?”

B:“对呀!活少钱多!”

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旁边的项目经理(听到新人的对话已经准备好跟他们battle了)忍住了情绪,开始跟我吐槽起来:


最近的项目又快黄了,我都使出了十八般武艺。从项目前期全面的商业论证调研,项目规划时的各种周密计划,到项目执行时全面的监管都事无巨细,结果现在项目都快停了。原因是跟B项目共用了部分资源,现在没空做我的项目。


上次的项目失败,也是甲方的核心部门认为损害了他们的利益,不断干预所致。”



“ 为什么我将自身项目的事都管理好了,项目却还是失败了?


以上项目案例失败的原因总结来说,不是项目经理直接干预就能够解决的,例如:

多个项目共用资源,发生资源冲突,这属于项目集管理,项目经理无权直接进行调配。这涉及到项目治理,需要高层管理人员制定适合组织的项目治理框架,并进行跟踪管理。

 

但站在项目经理的角度,在多项目复杂的环境下,我们还是应尽量驾驭这种复杂性,实现项目的高效交付、保障项目成功,具体应该怎么做呢?

 

 

 

项目经理的隐藏技能——系统思考

PMBOK第七版中项目管理原则之一是,识别、评估和响应系统交互,即系统思考:从整体角度识别、评估和响应项目内部和周围的动态环境,从而积极地影响项目绩效。

 

项目经理在遇到问题后,更多的是站在项目以及个人的角度来思考解决问题的方法。一些项目经理无法直接解决的,需要上层领导的帮助,例如PMO,但他们要监管企业内所有的项目,可能不能及时识别。

 

所以这类风险问题更需要项目经理提前识别、评估再进行相应的响应。这要用到系统思考,站在整体的角度上去了解项目的各个部分如何相互作用以及如何与外部系统交互,可以从以下三个环节出发。

 

 

第一步:识别系统交互

明确项目环境:建立对企业复杂内外部环境的认知和深刻理解,项目是由多个相互依赖且相互作用的活动域组成的一个系统。

例如,一个大型的企业内部可能会存在多个单项目管理、项目集管理、项目组合管理;每个项目又会涉及到多个部门,团队组成复杂、项目依赖复杂。如果这种情况下,企业的项目管理水平不够,无法满足这种复杂的环境,那么对项目经理的能力要求会提高。否则项目就容易出现上述案例的情况。

 

 

第二步:评估系统交互

对复杂环境识别后,第二步就是评估复杂环境对自身项目的影响。

随着项目的开展,内外部都会发生不同的变化,这些复杂的因素,会对项目的进度、范围、质量、成本、资源等维度产生影响。借助系统思考,提前对内外部条件持续关注、进行识别评估,使项目团队可以驾驭广泛的变更和影响。

 

 

第三步:响应系统交互

识别评估后就应进行响应,在此之前,项目经理需要区分是自己可以处理还是需要上层部门处理。以下情况这些需要升级处理:

  • 涉及到非自身所在的项目、团队、部门等的变更、风险及问题;

  • 情况紧急,需要快速调集资源;

  • 区分干系人的问题,如高层级干系人。

 

如果识别出来的风险、问题超出了项目经理的能力能够解决的范围,项目经理需要及时反馈给上级部门处理,节约其发现问题的时间成本。他们拥有更多的权力和资源,可以更加轻松处理。


如遇到组织项目治理流程不完善的情况,这就需要项目经理自己去提前关注风险,增加应急措施和资源;同时积极识别干系人,寻找有利于解决问题的干系人。最后就是需要持续地进行监控,落实风险应对措施、关注项目管理的重点。

 

但这些会遇到监控不及时、数据延误的情况,这会影响项目经理的决策;借助项目管理系统,可以覆盖项目全生命周期的管理、拥有完善的项目治理流程,使项目经理的工作更加轻松,下面就结合易趋进行详细的分析。

 


 

易趋项目管理系统击破治理项目的难点 


明确项目管理制度与流程

引导管理层参与项目

借助易趋系统,开展组织级项目管理,针对不同的角色会配置相应的管理模块, 形成明确的管理流程。

例如:新项目会由PMO选择项目模板后新建项目、指定项目经理。项目经理会做项目可行性分析、将商业论证录入系统,其中就包括阶段计划、资源成本预算等进行立项申请。管理层进行审批,通过后才会进行相应的资源申请以及wbs计划分解等,项目后续的执行监控都可以在易趋上完成。

 

项目经理借助管理阶段计划可以确定项目生命周期,同时引导管理层在这一阶段进行相应的流程审批以及交付物评审,审批/评审通过才能进行下一阶段,完成阶段性的过程和交付物质量检查的同时,借助管理层推动项目进展。

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(易趋管理阶段视图)

 

对于评审的要素,系统支持预设评审模板,使评审流程更加规范;对于一些通过验证合格的评审要素模板,项目经理也可以添加至易趋系统知识库,形成过程资产。

在评审过程中发现的问题或需要新增的任务,都可以在评审页面添加、进行关联,方便后续跟进。

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(易趋管理阶段-评审视图)

 

 

确保项目全过程可控、能控

——质量可控

在项目执行和监控过程中,借助易趋系统,项目经理可以全面了解项目运营数据,系统会对项目进行实时监控,展示项目各维度的健康状态,确保项目全过程的监控。

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(易趋项目计划-关键路径视图)

 

系统还会自动抓取各项关键指标,生成多维度的项目报表。例如,项目任务进度报告、工时报告、费用报告、风险问题报告、费用报告以及成本报告等,项目经理对项目的情况掌握更加直观。

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(易趋项目报表视图)

 

对项目的质量监控,易趋系统支持对关键交付物设置质量检查。其检查模板同样可以预设,后续的使用更加统一规范。

对于不符合的部分可以新增不符合项,会形成一个完善管理流程,如:提交问题、分析问题、解决问题、验证问题、需求确认;确保质量过关,不影响后续的进度。

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(易趋质量检查视图)

 

 

落实项目风险闭环管控机制

——风险可控

如果在组织项目治理流程不太完善的情况下,项目经理要想轻松响应各项风险,最重要的是进行质量问题闭环管控:提前识别分析、落实风险措施、进行流程化管理。

 

项目经理可以通过系统示警、个人经验以及其他干系人的反馈,整理收集风险信息。借助易趋系统进行风险信息录入后、进行分析,给风险确定类型、等级以及影响程度,方便进行优先级处理。若风险已经发生则会转为问题项进行闭环管理。

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(易趋风险管理视图)

 

 


        总 结        

在组织运营多个项目的情况下,项目的内外部环境复杂,会出现项目经理无法直接解决的难点。那么具备系统思考,提前识别、评估和响应系统交互,可以帮助项目经理及早考虑项目中的不确定性和风险,探索替代方案并考虑意外后果;使项目目标与客户、组织的目标和愿景保持一致,确保项目成功交付。

而一款成熟度高的组织级项目管理软件则可以帮助项目经理引导管理层参与关注项目,确保项目全生命周期可控,给项目经理提供全面精准的运营数据、做出正确的决策。